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总裁日记:会议管理
2019-05-06 17:10:04
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作者: 李文武,


  开会是总裁的一项工作。因为会议涉及到作决策、解决问题、分析情况制定对策、分配任务与布置工作、进行战略战术的制定。这些都是总裁的日常工作。有些日常工作不开会是解决不了问题的。开会就要进行会议管理,因此会议管理是总裁的一项领导技能。  
  进行会议管理是有其科学性、艺术性的,还有其根本原则。原则是规矩与制度的核心思想与重要意义的体现。无规矩不成方圆。现在叙述一下会议管理的四大原则。  
  第一大原则是进行会议管理要尽量少开会、不开会。少开会的意思是因为会议需要成本,会议成本包括时间成本、人工成本、资料成本、资源成本、场地成本、设施设备成本等,少开会能节约会议成本。总裁的工作不是专门开会,而是思考企业的生存与发展,而是落实董事会的各种决议精神。很多问题不是开会就能解决的。管理企业的关键就是务实、执行。务实的意思就是想到就去做,而不是在会议上夸夸其谈。  
  不开会的意思是没有效率、效果、效益的会不要开,没有执行人、没有执行任务、没有意义的会不要开;浪费时间、浪费成本、浪费资源的会议不要开;不能解决实际问题、不能提供解决方案、不能形成决策意见的会不要开。  
  第二大原则是进行会议管理要尽量开短会、开小会。开短会的意思是会议时间控制在二个小时之内。因为人在二个小时之内的精神状态比较好,精力充沛。同时,要求发言人长话短说。人如果长时间地开会,会产生疲劳感,注意力不能集中,会议效果很差。有种方法可以让参会者自然而然开短会,那就是站着开会。因为站着开会,如果会议时间很长,参会的人员会腿麻腿痛,这时大家都不愿意开会了。开短会要求发言简洁、直奔主题,控制会议时间。开小会的意思是不开大规模会议,只开参会人员少的会议。开大会有两种情况:一种情况是表彰大会,这是要求全体员工都要参会的大会。表彰大会主要是表彰对企业有卓越贡献与优秀成绩的员工,通过表彰大会的奖励形式,可以让更多的员工对企业忠诚与作出贡献。另一种情况是开年度大会,这是对一年来的工作进行总结。除了表彰大会与年度大会以外,其他会议的规模要小,开小会的目的也是为了节省会议成本。  
  第三大原则进行会议管理,要让员工们多说,总裁要少说,主要做总结。真正接触到企业各项工作实际情况的是下属、基层管理者与员工,他们往往有符合实际的真知灼见与解决方案。总裁开会时少说、多倾听,目的是让这些下属、基层管理者与员工们多说,总裁就可以从善如流,综合与利用他们的想法与方法,然后从全局观出发,提出新的见解或者采纳他人的合理化建议。总裁作总结,会让人觉得这领导很有能力、很有水平。 
   第四大原则是安排会议时间、安排参会人员科学合理。会议时间要安排在上午是比较合适的。因为上午时间,人的体力与精力处于较佳水平,所以,开会的效果最好。每周会议,会议时间安排在星期一最佳,因为人们经过周末休息,体力与精力得到了恢复,身体状态与精神状态较好,因此星期一较适宜开会。对于参会人员的选择上,必须参会的人,一定要参会;可参会可不参会的人,没必要参会。总裁对会议安排时间、参会人员选择、会议场所安排、经费开支等方面要把好审核与审批关。  
  会议的主持人应该是常务副总裁、或其他副总裁,因为总裁要作总结发言,所以不适宜做主持人。总裁开会时,要提要求让所有参会人员把手机上交或者关掉,不允许参会人员在开会的时候接听电话。开会时就专心开会,打手机时就专心打手机,在开会的时间打手机与接听电话是最干扰会议的,有时还会让会议无法正常进行。会议场所要选择在安静、无干扰、无噪声的环境。  
 

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